OBIEG DOKUMENTÓW

System Obieg Dokumentów może pomóc Państwa firmie w usprawnieniu przepływu i obróbki wpływających na dziennik podawczy dokumentów oraz w organizacji i kontroli zakupów.

Moduły Umowy oraz Korespondencja Wychodząca pomagają usprawnić pracę również w tych zakresach pracy.

Przetworzenie dokumentu na formę elektroniczną umożliwia zainteresowanym osobom pracę bez konieczności sięgania do papierowego pierwowzoru eliminując potrzebę fizycznego jego przenoszenia.

Operacja ta zwiększa szybkość reakcji pracowników oraz kontrolę nad procesem akceptacji poprzez możliwość łatwego wyłapywania miejsc przetrzymywania dokumentów. Integracja z pocztą elektroniczną zwiększa szybkość dostarczania informacji do właściwych pracowników.

Pełna swoboda konfiguracji Schematów Obiegu Dokumentów daje możliwość zrealizowania wszelkiego rodzaju ścieżek akceptacji oraz zastosowania w większości przedsiębiorstw.

System może przynieść korzyść głównie w firmie, w której pojawia się duża ilość dokumentów, z którymi pracować muszą pracownicy na różnych stanowiskach. Korzyści wzrastają w firmach mających miejsca pracy pracowników porozrzucane na większej przestrzeni i stosujących wiele ścieżek akceptacji.

Na rysunku poniżej przedstawiony jest schemat blokowy systemu.  
 
Moduł Akceptacja Faktur Zakupowych umożliwia zorganizowanie elektronicznego procesu akceptacji dokumentów zakupowych opartego na zapisanym w bazie jego zeskanowanym obrazie. W połączeniu z modułem Wnioski Zakupowe, który daje możliwość organizacji systemu akceptacji wniosków na zakup towarów lub usług koniecznych do działania firmy, otrzymujemy zintegrowany zestaw programów do kontroli wydatków. 

W module Korespondencja Przychodząca notowane są przychodzące do firmy przesyłki, z automatycznym powiadaniem za pomocą emaili osób, do których są adresowane. 
 
Korespondencja Wychodząca umożliwia pracownikowi sekretariatu automatyzację prac związanych z wysyłaniem korespondencji. 
 
Opisane powyżej części programu są konfigurowalne z pomocą modułu Konfiguracja umożliwiającego wprowadzenie: Pracowników, Stanowisk, Schematów Obiegu Faktur Zakupowych, Schematów Obiegu Wniosków Zakupowych, Kontrahentów, Kont Kosztów, Centrów Kosztów, Projektów oraz praw dostępu. 
 
Dane konieczne do pracy programu przechowywane są w bazie danych, a system haseł i praw dostępu uniemożliwia nieautoryzowany dostęp.

Obieg Faktur Zakupowych

Dokumenty zakupowe wpływają na dziennik podawczy. Sekretarka wprowadza do systemu kluczowe informacje opisujące dokument. Następnie przy pomocy skanera przetwarza na postać elektroniczną i zapisuje w bazie danych.
W zależności czego dokument dotyczy wprowadzany jest na odpowiednią ścieżkę akceptacji. Ścieżki akceptacji określane są w module Konfiguracja. Istnieje pełna swoboda w ich budowaniu tak aby odzwierciedlały rzeczywisty obieg dokumentu.  Do ich budowania używać można elementy opisujące operacje, która ma być wykonana i kto ma ją wykonać, status jaki po wykonaniu danej operacji może dostać dokument a także automaty programowe decydujące na podstawie opisujących ich algorytmów co dalej ma się dziać z dokumentem.

Po skierowaniu dokumentu na ścieżkę akceptacji pojawia się on na liście  dokumentów do zaakceptowania  następnej osoby w schemacie obiegu dokumentów.

Pracownik, który ma podjąć decyzję co do dalszych losów dokumentu ma dostęp do kluczowych danych wprowadzonych przez sekretarkę, a co najważniejsze do elektronicznego obrazu faktury. Na tej podstawie może podjąć prawidłową decyzję i przekazać dokument do następnej operacji.

Podczas nadawania statusu operacji (Np. Akceptacja, Brak akceptacji) pracownik może wprowadzić uzasadnienie swojej decyzji, które będzie następnie widoczne dla osób uczestniczących w procesie akceptacji dokumentu. Dla celów księgowych możliwym jest naniesienie Kont Kosztów, Centrów Kosztów i Projektów których dotyczy dokument.
Wbudowane automaty wysyłają do użytkowników emaile z listami dokumentów oczekujących na akceptację.

Pracownicy księgowości mają możliwość naniesienia pełnego dekretu i wydrukowania wydruku dokumentującego proces akceptacji w przypadku dokumentów zaakceptowanych, lub pisma o odrzuceniu dokumentu odsyłanego do kontrahenta.

Osoby nadzorujące mogą drukować zestawienia pomagające dyscyplinować uczestników procesu akceptacji.